Den EXIST-Finanzplan bauen: Stipendium, Sachkosten, Coaching und die Posten, die Gutachten hinterfragen

Ein EXIST-Gründerstipendium-Budget besteht aus drei klar getrennten Förder-Quellen, und sie zu verwechseln ist einer der häufigsten Finanzplan-Fehler. Die Lebenshaltungskostenpauschale ist das persönliche Stipendium pro Gründer:in für die Lebenshaltung - das ist die Schlagzeilen-Zahl, die Leute meinen, wenn sie sagen "EXIST zahlt X". Das Budget für Sachausgaben (oder Sachmittel) deckt, was das Vorhaben kauft: Ausrüstung, Material, Dienstleistungen. Das Coaching-Budget ist ein separater, gedeckelter Topf, um externe Berater:innen und Accelerator-Programme zu bezahlen.

Die Töpfe fließen nicht ineinander. Du kannst nicht weniger Sachausgaben verbrauchen und dir mehr Stipendium zahlen, und du kannst das Coaching-Budget nicht in einen Laptop umleiten. Wenn du den Finanzplan baust, plan jeden Topf nach eigener Logik - das Stipendium nach Teamzusammensetzung, die Sachausgaben nach dem, was das Projekt in zwölf Monaten echt braucht, das Coaching nach der externen Hilfe, die du wirklich identifiziert hast.

Das Stipendium wird pro Gründer:in zu Sätzen gezahlt, die vom Qualifikationsniveau abhängen - Hochschulabsolvent:in, Promovierte:r und technische Mitarbeiter:in sitzen je auf einem anderen festen Satz, plus ein separater Kinderzuschlag pro unterhaltsberechtigtem Kind. Diese Zahlen verhandelst du nicht und du schreibst keine Gehaltserwartung in den Finanzplan; du nennst, wer im Team ist, mit welcher Qualifikation - der Satz folgt daraus. Prüf die aktuell veröffentlichten Sätze für deinen Call, denn sie werden regelmäßig angehoben und die genaue Zahl in einem alten Blogpost kann veraltet sein.

Eines verstehen Gründer:innen durchgängig falsch: Das Stipendium ist steuerpflichtiges Einkommen und kein Gehalt, es gibt also keinen Arbeitgeber-Sozialversicherungsanteil und du bleibst für deine eigene Krankenversicherung verantwortlich. Plan deinen persönlichen Runway entsprechend. Das Stipendium ist dafür gedacht, die Lebenshaltung einer Person auf bescheidenem Niveau zu decken - nicht einen komfortablen Lebensstil in einer teuren Stadt zu finanzieren.

Der Sachausgaben-Topf zeigt im Finanzplan, ob du dein Jahr wirklich geplant hast. Eine Zeile "Hardware und Software: 8.000 €" sagt der Gutachterin nichts und wirkt wie geraten. Eine Zeile "2x Entwickler-Laptops (16GB, ~1.800 € je), GPU-Cloud-Credits fürs Modelltraining (~2.400 €/Jahr), Design-Tool-Lizenzen (~600 €/Jahr)" sagt der Gutachterin, dass du genau weißt, wofür Geld fließt und warum. Schlüssle jede relevante Zeile auf, häng eine Ein-Zeilen-Begründung an einen Meilenstein, und runde auf realistische Zahlen statt Tausender-Vielfache.

Zwei Regeln, über die viele stolpern. Erstens: EXIST fördert das Vorhaben, kein Forschungslabor - Gutachten geben Pushback bei großen Ausrüstungskäufen, die eher auf einen Hochschul-Grant als auf ein Startup gehören. Zweitens: Posten oberhalb einer definierten Schwelle brauchen beim Kauf mehrere Angebote (die Drei-Angebote-Regel), plan also keine einzelne teure Sonderanfertigung, ohne anzuerkennen, dass du sie ausschreiben musst. Und plan nicht, Anlagegüter zu kaufen, die du nach der Förderung privat behältst; der Projektträger erwartet, dass Sachausgaben dem Projekt dienen, nicht deinem Home-Office.

Der Coaching-Topf ist der am wenigsten genutzte Teil von EXIST. Er ist da, um externe Expertise zu bezahlen, die dem Team echt fehlt - eine Go-to-Market-Beratung, eine Patentanwält:in für eine erste Anmeldung, eine Accelerator-Programmgebühr. Viele Teams lassen ihn liegen, weil sie zum Antragszeitpunkt nicht wissen, wofür - und hetzen später. Plan ihn wie die Sachausgaben: nenn das Coaching, das du kaufst, knüpf es an eine Team-Lücke und setz eine glaubwürdige Zahl davor.

Ein feiner Punkt: Nutz das Coaching-Budget nicht, um einer Förderberatung einen Prozentsatz deiner Förderung zu zahlen. Das ist kein Coaching, der Interessenkonflikt ist für Gutachten offensichtlich, und provisionsbasierte Förderberatung ist genau die Kostenstelle, die EXIST-Förderung unnötig machen soll. Coaching-Geld gibst du am besten für Fähigkeiten aus, die dein Vorhaben behält - Skills, IP, Kund:innen-Zugang - nicht für eine Gebühr fürs Antragschreiben.

Gutachten lesen den Finanzplan gegen den Rest des Antrags. Wenn dein Ideenpapier einen Hardware-Prototyp verspricht, deine Sachausgaben aber kein Material enthalten, untergräbt dieser Widerspruch beide Abschnitte. Wenn dein Plan in Monat sechs Kund:innen-Piloten vorsieht, das Coaching-Budget aber keine Go-to-Market-Zeile hat, hängt das Jahr nicht zusammen. Das Beste, was du für den Finanzplan tun kannst: Schreib ihn zuletzt, nach dem Meilensteinplan, damit jede Zahl auf einen Meilenstein zeigt, den du in der Prosa schon zugesagt hast.